Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales

1. Quién trata tus datos

Juana María Mejía, persona natural que opera bajo el nombre comercial Digitra, con domicilio en Bogotá D.C., Colombia, Carrera 87C # 22-39, es la responsable del tratamiento de los datos personales que se describen en esta Política.

Puedes contactarnos para cualquier asunto relacionado con tus datos en datos@digitra.rent o en el teléfono +57 320 806 6985.

Digitra presta a los alojamientos —hoteles, edificios y anfitriones de alquiler vacacional— un servicio de check-in digital de huéspedes y de presentación de los reportes que la ley colombiana les exige.

2. Marco legal

Artículo 15 de la Constitución Política; Ley Estatutaria 1581 de 2012 y Sentencia C-748 de 2011; Decretos 1377 de 2013 y 886 de 2014, compilados en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015; Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio, incluida la Circular Externa 005 de 2017 sobre transferencias internacionales; y las normas sectoriales que imponen deberes de reporte de huéspedes: Ley 300 de 1996 y sus reglamentos (TRA) y Decreto 1067 de 2015 (SIRE).

3. Principios

Digitra aplica los principios del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012 y adopta además la minimización de datos. En aplicación del principio de finalidad, los plazos de conservación se predican del dato en todos sus formatos y copias, no del archivo que lo contiene: la supresión de un dato comprende sus reproducciones incrustadas en fichas, documentos u otros artefactos.

4. Quién responde por qué

En el servicio de check-in digital, Digitra determina los campos solicitados, el flujo de recolección, los proveedores tecnológicos —incluidos los de inteligencia artificial—, los plazos de conservación y los mecanismos de generación y entrega de la ficha de huésped. En consecuencia, Digitra actúa como Responsable del tratamiento de los datos de los huéspedes recolectados a través del check-in digital.

El alojamiento es Responsable del tratamiento que él decide y ejecuta: la configuración de los campos que pide, la designación de quién recibe la ficha de huésped (recepción, portería, coanfitriones, personal de operación) y el uso de los datos en su operación. El alojamiento es, además, el obligado legal de los reportes TRA y SIRE; Digitra los genera y presenta por su cuenta.

Digitra actúa como Encargado, conforme al artículo 18 de la Ley 1581 de 2012, en los flujos que ejecuta por instrucción del alojamiento: sincronización de reservas con los canales de venta, mensajería operativa configurada por él y custodia de su base de datos de huéspedes.

5. Qué datos tratamos

De los huéspedes, en el check-in:

• Identificación: nombres y apellidos, tipo y número de documento, nacionalidad y, cuando eres extranjero, fecha de nacimiento.
• Procedencia y residencia: ciudad y país de donde vienes y donde resides.
• Estadía: fechas de entrada y salida, motivo del viaje, tipo de alojamiento, número de acompañantes y, cuando el alojamiento lo pide, número de habitación y datos del vehículo.
• Contacto: correo electrónico y teléfono, cuando el alojamiento los solicita.
• Imagen del documento de identidad: tratada como dato sensible. Ver la sección 6.
• Firma manuscrita digitalizada, dirección IP y user-agent, cuando el alojamiento exige contrato de alojamiento firmado.
• Datos de menores de edad y de sus padres o representantes, en los términos de la sección 7.

De los anfitriones y del personal que ellos designan: datos de identificación y contacto, información de facturación y los datos necesarios para prestar el servicio.

6. La imagen de tu documento de identidad

La fotografía del documento contiene tu imagen facial y, en algunos documentos, tu huella dactilar. Digitra la trata como dato sensible (artículos 5 y 6 de la Ley 1581 de 2012) bajo estas reglas:

• Finalidad única: se usa exclusivamente para extraer los datos del documento y verificar la consistencia del registro. No se envía a ninguna autoridad ni se usa para perfilamiento.
• Información previa: antes de solicitarla se informa su carácter sensible, su finalidad, su transmisión a proveedores de inteligencia artificial en Estados Unidos y su plazo de supresión.
• Cuándo es opcional: el alojamiento decide si la fotografía es obligatoria para su registro o si puedes omitirla y digitar tus datos manualmente. Cuando es opcional, se solicita tu autorización explícita mediante una casilla independiente, y no marcarla no te impide completar el check-in.
• Supresión a 30 días en todos los formatos: la imagen se elimina automáticamente a los treinta (30) días calendario del check-out, incluidas sus copias incrustadas en la ficha de huésped.
• Custodia: almacenamiento privado con autenticación, acceso por roles y enlaces firmados con vencimiento. La firma manuscrita digitalizada recibe el mismo estándar.

Fuera de este supuesto, Digitra no solicita datos sensibles. El reporte legal a las autoridades nunca incluye imágenes: ver la sección 10.

7. Menores de edad

El tratamiento de datos de menores de 18 años se realiza únicamente en respeto de su interés superior. Cuando un menor ingresa sin un acompañante con apellido coincidente, se recolecta una autorización de ingreso con los datos del menor y de sus padres o acudientes, firmada por su representante legal, que documenta también el consentimiento informado de este para el tratamiento de los datos del menor, con constancia de fecha, hora y evidencia de la firma.

8. Para qué usamos tus datos

• Gestionar tu check-in y tu estadía.
• Generar la ficha de registro de huésped y entregarla al personal de operación que el alojamiento designa.
• Presentar los reportes obligatorios a la Tarjeta de Registro de Alojamiento — TRA (MinCIT) y, si eres extranjero, al SIRE (Migración Colombia).
• Gestionar el contrato de alojamiento y su evidencia, cuando el alojamiento lo exige.
• Enviar las comunicaciones operativas de tu reserva y estadía.
• Tramitar la póliza de asistencia al huésped, cuando el alojamiento la tiene contratada.
• Atender requerimientos de autoridad competente y ejercer o defender derechos.
• Elaborar analítica sobre información agregada o anonimizada.

Toda finalidad nueva y no compatible con las anteriores requerirá tu autorización.

9. Tu autorización y nuestro deber de informarte

Antes de pedirte cualquier dato, el formulario de check-in te muestra un aviso con la identidad del Responsable, las finalidades, el deber legal de reporte, los plazos de conservación, tus derechos y el enlace a esta Política. Ese bloque no lleva casilla de aceptación: tus datos de identificación se reportan a TRA y SIRE por mandato legal, y condicionar el check-in a un consentimiento que la ley no exige crearía una apariencia de elección inexistente. La base es la conducta inequívoca del artículo 2.2.2.25.2.4 del Decreto 1074 de 2015: conoces esta información y continúas con tu registro.

Sí requieren tu autorización explícita, mediante casilla independiente: la fotografía de tu documento cuando el alojamiento la ofrece como opcional, y cualquier comunicación comercial posterior a tu estadía.

El sistema conserva, por cada registro, la fecha y hora en que se desplegó el aviso y en que continuaste, tu dirección IP, el user-agent, la versión del aviso mostrada y las casillas marcadas. Ese registro es la prueba del cumplimiento de este deber.

Casos en que la ley no exige autorización (artículo 10 de la Ley 1581 de 2012): información requerida por una entidad pública en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial —donde se enmarcan los reportes TRA y SIRE—, datos de naturaleza pública, urgencia médica o sanitaria, fines históricos, estadísticos o científicos autorizados por ley, y datos del Registro Civil. Esta excepción cubre los datos alfanuméricos reportados; no cubre la fotografía del documento.

10. Quién más recibe tus datos

10.1. Proveedores de tecnología

Digitra se apoya en los siguientes proveedores, que actúan como encargados del tratamiento y reciben únicamente los datos necesarios para su función. El tratamiento de cada uno se rige por sus términos de servicio y sus políticas de privacidad publicadas:

• Lectura del documento con inteligencia artificial — OpenAI (Estados Unidos), con Anthropic (Estados Unidos) y Google (Estados Unidos) como respaldo cuando el primero no está disponible. Reciben únicamente la imagen del documento y solo cuando la subes.
• Base de datos y autenticación — Supabase (Estados Unidos).
• Almacenamiento de archivos — Cloudflare R2.
• Correo transaccional — Brevo (Unión Europea).
• Mensajería por WhatsApp — infraestructura propia de Digitra sobre la plataforma de WhatsApp.

Los flujos hacia proveedores en el exterior se amparan en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y en la Circular Externa 005 de 2017 de la SIC: se dirigen a países con nivel adecuado de protección reconocido por la SIC, entre ellos Estados Unidos y los Estados miembros de la Unión Europea. La transmisión internacional de la imagen del documento se te informa expresamente antes de la recolección.

10.2. El personal del alojamiento

La ficha de huésped se entrega a los destinatarios que el alojamiento designa —recepción, portería, coanfitriones, personal de operación— por correo y por WhatsApp. Hasta los treinta (30) días calendario siguientes a tu check-out la ficha puede incluir la imagen de tu documento, porque la recepción la necesita para verificar tu identidad durante la estadía; cumplido ese plazo la ficha se regenera automáticamente sin las imágenes. Los archivos se guardan en almacenamiento privado. El enlace de descarga que se envía por correo tiene su propio plazo, más corto: vence a los 30 días de haberse enviado —es decir, poco después de tu llegada— y a partir de ahí la ficha solo se consulta desde la plataforma, con sesión. El alojamiento, como Responsable de su operación, designa y responde por sus destinatarios.

10.3. Autoridades

A TRA (MinCIT) y a SIRE (Migración Colombia) se reportan únicamente datos alfanuméricos: nombre, documento, nacionalidad, procedencia, residencia y fechas. No se envían imágenes, ni tu correo, ni tu teléfono a ninguna autoridad. Otros requerimientos se atienden previa verificación de competencia y dejando registro.

11. Inteligencia artificial

Digitra emplea inteligencia artificial para extraer los datos de la fotografía del documento cuando decides subirla. El resultado siempre puedes revisarlo y corregirlo, y existe la alternativa de digitación manual. Digitra no adopta decisiones con efectos jurídicos o significativos basadas únicamente en tratamientos automatizados, y siempre puedes solicitar atención humana.

12. Tus derechos

Como titular de los datos puedes:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley no la exija.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a tus datos.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión de tus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite ante Digitra.

Escríbenos a datos@digitra.rent indicando tu nombre, tu documento y qué solicitas. Las consultas se atienden en un máximo de diez (10) días hábiles, prorrogables por cinco (5) días hábiles más; los reclamos, en quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) días hábiles más, informándote siempre los motivos de la demora (artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012).

13. Seguridad e incidentes

Digitra implementa medidas técnicas —almacenamiento privado con autenticación para fichas, contratos, firmas y autorizaciones; enlaces firmados con vencimiento; cifrado en tránsito; control de accesos por roles; copias de respaldo; y borrado automático programado y verificado—, humanas y administrativas.

Ante un incidente de seguridad, Digitra contiene, evalúa el riesgo para los titulares, documenta la investigación y adopta medidas correctivas. Cuando el incidente pueda causarte un perjuicio significativo, te lo informaremos junto con las medidas adoptadas. Si el incidente afecta tratamientos decididos por el alojamiento, se le notifica sin dilación.

14. Cuánto conservamos cada dato

Los plazos se predican del dato en todos sus formatos y copias, no del archivo que lo contiene:

A la terminación del contrato con un alojamiento, su base de datos de huéspedes se le entrega y Digitra suprime las copias que no deba conservar por ley. Vencidos los términos, los datos se suprimen o anonimizan de modo que impida su reconstrucción.

15. Vigencia y modificaciones

Esta Política rige a partir del 5 de agosto de 2026 y reemplaza integralmente la publicada con anterioridad en el sitio web. Los cambios sustanciales sobre la identificación del Responsable o las finalidades se comunicarán a los titulares antes de su implementación y, si se trata de nuevas finalidades, se obtendrá nueva autorización. La versión vigente está disponible en digitra.rentals/politica-tratamiento-datos y enlazada desde el formulario de check-in.